IT-Anwendungen für die Verwaltung

Im Verfahren ASD-BW (Amtliche Schuldaten Baden-Württemberg) werden Erhebungen zur Hauptstatistik, der Lehrerberichte I und II bzw. zur Prognose, des Kurzberichtes (siehe Organisationserlass Ziffer 9.1) und zum Unterrichtsausfall zur Gewinnung von Steuerungskennzahlen für die Schulaufsicht und das Kultusministerium durchgeführt. Damit ist ASD-BW das Zentralsystem für die Prognose, Lehrereinsatzplanung und Statistik. Darüber hinaus dient ASD-BW zur Verwaltung der Dienststellen und zur Abwicklung von Personalvorgängen.

Mit diesem Verfahren wird der Prozess von der Online-Bewerbung für eine Einstellung in den Schuldienst in Baden-Württemberg der unterschiedlichen Schularten über die Prüfung der Einstellungsberechtigung bis zur Zusage digital abgebildet.
 

Mit dem Verfahren werden unterschiedliche Stellenbesetzungsverfahren von der Ausschreibung bis zum Bewerbungsverfahren umgesetzt: Schulbezogene Stellen, Stelleninfo der Regierungspräsidien, befristete Beschäftigungen, Beförderungsstellen, Schulleiterstellen und Stellen an Privatschulen.

Mit STEWI werden pro Jahr rund 40.000 Anträge z.B. aus den Bereichen Teilzeitbeschäftigung, Beurlaubung, Elternzeit sowie Pflegezeit gestellt. Sie werden digital von der Antragstellung im Internet bis zur Übergabe an das Personalverwaltungssystem DIPSY bei den Regierungspräsidien abgewickelt.
 

Lehrkräfte können mit diesen Verfahren eine landesinterne Versetzung, eine Versetzung über eine schulbezogene Stellenausschreibung sowie über das Lehreraustauschverfahren eine Versetzung in ein anderes Bundesland online beantragen. Die Verwaltung bearbeitet die Anträge mittels eines Workflows.

In diesem zentralen Portal können sich interessierte Personen für befristete Beschäftigungen an allen Schularten registrieren lassen. Die Schulen können für Krankheits-, Mutterschutz- und Elternzeitvertretungen den übergeordneten Schulverwaltungsbehörden online ihre Bedarfe melden. Anschließend wird über einen Workflow die Vertragsgestaltung inklusive der Beteiligung der Personalvertretung abgewickelt.

Die Schulfahndung erfolgt im Auftrag und in enger Zusammenarbeit mit dem Landeskriminalamt (LKA) Baden-Württemberg. Es wird mehrmals jährlich nach Missbrauchsfällen von aktuell unbekannten Kindern durch das Nachfragen an Schulen deren Identität recherchiert.

Den Staatlichen Schulämtern steht ein Verfahren zur effizienten Fallarbeit entsprechend der Verordnung des Kultusministeriums über die Feststellung und Erfüllung des Anspruchs auf ein sonderpädagogisches Bildungsangebot (SBA-VO) zur Verfügung.

Mit dem vom LBV entwickelten „Dialogisierten Integrierten Personalverwaltungssystem“ (DIPSY) besitzt die Landesverwaltung ein Verfahren zur Personalverwaltung und Stellenbewirtschaftung des Lehr- und Verwaltungspersonals, das gleichzeitig die Grundlage für die Besoldung und Vergütung bildet.

Mit dem Online-Bewerbungsverfahren „VD-Online“ können sich angehende Lehrkräfte zu den Vorbereitungsdiensten anmelden. Das Verfahren unterstützt die Kultusverwaltung bei der Bearbeitung der Bewerbungen und der Zuweisung der Bewerberinnen und Bewerber an Seminare und Schulen.

Das Verfahren „Gemeinsame Datenbasis der Kultusverwaltung“ stellt die Personaldaten des Lehrpersonals und der Pädagogischen Assistentinnen und Assistenten tagesaktuell allen IT-Verfahren der Kultusverwaltung datenschutzkonform zur Verfügung.

Das „Web-Verfahren AdressDatenBank und MultiKommunikationsSystem" der Kultusverwaltung ermöglicht die Recherche von Dienststellendaten, die Erstellung von Adress-Listen sowie das Filtern nach unterschiedlichen Kriterien und den E-Mail-Versand an ausgewählte Dienststellen.

Der technische Support und die Weiterentwicklung des zentralen Content-Management-Systems der Kultusverwaltung ermöglicht die Bereitstellung von Informationen im Mitarbeiterportal sowie in den zahlreichen Internet-Auftritten der Dienststellen und Projekte der Kultusverwaltung.

Jährlich absolvieren angehende Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst landesweit ca. 50.000 Einzelprüfungen. „LAP“ unterstützt die Außenstellen des Landeslehrerprüfungsamts bei der Organisation und Verwaltung der Lehramtsprüfungen von der Zusammenstellung der Prüfungskommissionen bis zum Zeugnisdruck.

Kultus-BW File Transfer ermöglicht den einfachen, sicheren und datenschutzkonformen Austausch elektronischer Daten innerhalb der Kultusverwaltung oder mit externen Partnern.

Das Kultusministerium stellt für die Kultusverwaltung ein Verfahren für das Führen der Verzeichnisse von Verarbeitungstätigkeiten nach DSGVO bereit. Das Bereitstellen von Mustern für zentrale Verfahren ermöglichen Aktualisierungen von zentralen Vorgaben und eine einfache Adaption in den nutzenden Verwaltungseinheiten.