Moodle - Schuljahreswechsel

In IdAM gibt es drei verschiedene Arten von Gruppen:

1. Automatisch erstellte temporäre Gruppen: Das IdAM verwendet für die Erstellung dieser Gruppen Daten aus ASV und legt für jede dort angelegte Klasse und jedes in der Unterrichtsmatrix erstellte Unterrichtselement pro Schuljahr automatisch eine temporäre Gruppe an. Temporäre Gruppen werden immer pro Schuljahr angelegt und mit dem Schuljahreswechsel gelöscht.
2. Manuelle temporäre Gruppen: Es können von OrgAdmins weitere Gruppen erstellt und manuell Nutzer/innen hinzugefügt werden. Diese Art der Gruppe wird ebenfalls bei Schuljahreswechsel gelöscht.
3. Manuelle permanente Gruppen: Wird eine manuell angelegte Gruppe zur permaneten Gruppe, bleibt sie über den Schuljahreswechsel hinaus erhalten, bis sie vom Orgadmin gelöscht wird. Dazu muss bei der Gruppenerstellung im IdAM die Option Permanente Gruppe aktiviert werden. Alle darin eingeschriebenen Nutzer/innen bleiben solange eingeschrieben, bis die Nutzer/innen in ASV oder im IDAM gelöscht werden. Sollte diese Form der Gruppenorganisation für Klassen genutzt werden, ist es wichtig, auf Zu- und Abgänge einer Klasse zu reagieren und diese manuell der permanenten Gruppe hinzuzufügen oder zu löschen.

Moodle BW macht bei diesen drei Gruppenarten keine Unterschiede in der Darstellung. Für jede Gruppe, ob automatisch erstellt, manuell temporär oder manuell permanent wird in Moodle BW eine globale Gruppe angelegt. In dieser Gruppe befinden sich alle Teilnehmer/innen der entsprechenden IdAM-Gruppe.

Die an Moodle übergebenen Gruppen finden Sie unter Website-Administration → Nutzer/innen → Globale Gruppen.

Achtung: Werden in Moodle BW Gruppenmitglieder aus diesen im IdAM erstellten Gruppen entfernt oder hinzugefügt, gehen diese Änderungen verloren, da die Gruppenmitglieder regelmäßig vom IdAM zu Moodle BW synchronisiert werden (aber nicht umgekehrt). Änderungen einer Gruppe müssen also immer im IdAM erfolgen und nie in Moodle BW. Änderungen der Gruppenmitglieder ist nur bei manuell erstellten Gruppen möglich und erfolgt in IdAM unter Gruppen → Anlegen → Lerngruppe anlegen.

Für die Verwaltung von Kursen in Moodle BW gibt es verschiedene Vorgehensweisen, die hier im Einzelnen erklärt werden. Sie sind für die spätere Wahl der Einschreibeszenarien von Bedeutung.

Option 1: Wiederverwenden von bestehenden Kursen

Sie können sich entscheiden, bereits angelegte Kurse noch einmal zu verwenden. Während des Schuljahreswechsels wird die alte Klasse entfernt und die neue Klasse eingeschrieben.

Option 2: Neue leere Kurse verwenden

Sie beginnen das Schuljahr mit komplett neuen Kursen für jede Klasse und jedes Unterrichtsfach, die von den Lehrkräften selbstständig befüllt werden. Klassen werden in diese Kurse zum Schuljahresbeginn neu eingeschrieben.

Option 3: Kursvorlagen verwenden und bestehende Kurse zurücksetzen

Sie erstellen aus einer Kursvorlage einen neuen Kurs, in dem sich die Inhalte der Kursvorlage befinden. Klassen werden in diese Kurse neu eingeschrieben.

Option 4: Kopien von bestehenden Kursen für das neue Schuljahr verwenden

Sie sichern den abgeschlossenen Kurs des Vorjahres (ohne Nutzerdaten) und stellen diesen als neuen Kurs wieder her. Die neue Klasse wird in diesen Kurs neu eingeschrieben.

Option 5: Kurs des letzten Jahres weiterverwenden

Der alte Kurs bleibt bestehen und wird fortgeführt. Dies kann z. B. bei einer AG oder einem Leistungskurs sinnvoll sein.
Die alte Einschreibung sollte erhalten bleiben, damit auch die Schüler/innenergebnisse erhalten bleiben.

In einem Kurs gibt es verschiedene Möglichkeiten der Einschreibung. Diese Optionen haben Einfluss auf das Verhalten beim Schuljahreswechsel.

Option A: Einschreibung über die globale Gruppeneinschreibung

1. In den gewünschten Kurs gehen.
2. Im Kurs unter Teilnehmer/innen → Dropdown (Eingeschriebene Nutzer/innen) → Einschreibemethoden auswählen.
3. Bei "Methode hinzufügen" eine neue Einschreibemethode Globale Gruppe hinzufügen.
4. Globale Gruppe im Dropdownfeld auswählen und Rolle für die Einschreibung bestimmen.

Vorteil: Eine globale Gruppeneinschreibung hat den Vorteil, dass Gruppenveränderungen (z. B. neue Schüler/innen in einer Klasse innerhalb des Schuljahrs) automatisch im Kurs registriert werden.

Nachteil: Man kann keine Nutzer/innen, die in der Gruppe sind, manuell aus dem Kurs herausnehmen. Außerdem wird mit der Löschung der Gruppe oder der Entfernung eines Gruppenmitglieds aus der Gruppe auch die Einschreibung im Kurs gelöscht. Hier erfolgt sofort eine Synchronisation zwischen der globalen Gruppe und der Teilnehmer/innen-Liste im Kurs.

Option B: Manuelle Einschreibung mit Hilfe globaler Gruppen

Man kann die Globale Gruppe als Basis für eine manuelle Einschreibung nehmen.

1. In den gewünschten Kurs gehen.
2. Unter Teilnehmer/innen den Button "Nutzer/innen einschreiben" wählen.
3. Bei "Globale Gruppen auswählen" die gewünschte Gruppe auswählen. Es werden alle aktuell dieser globalen Gruppe zugehörigen Nutzer/innen als manuell eingeschriebene Nutzer/innen eingetragen. Eine Synchronisation zwischen globaler Gruppe und der Teilnehmer/innen-Liste erfolgt NICHT!

Vorteil: Egal, was danach mit der globalen Gruppe passiert (Nutzer/innen entfernen oder Gruppe wird gelöscht), die Teilnehmer/innen bleiben im Kurs eingeschrieben, solange sie nicht als Nutzer/in manuell aus dem Kurs oder aus dem IdAM entfernt werden.

Nachteil: Die Pflege der Teilnehmer/innen in Kursen kann eventuell arbeitsintensiver sein, wenn z. B. ein/e neue/r Schüler/in der Klasse beitritt. Dann muss diese/r manuell in alle für die Klasse relevanten Kurse nachgetragen werden.

Option C: Manuelle Einschreibung als Einzelnutzer/innen

Die Einschreibung erfolgt manuell mit Hilfe der Nutzer/innen-Suche.

1. In den gewünschten Kurs gehen.
2. Unter Teilnehmer/innen den Button "Nutzer/innen einschreiben" wählen.
3. Unter "Nutzer/innen auswählen" die gewünschte Person suchen und hinzufügen.

Vorteil: Es lassen sich einzelne Nutzer/innen unabhängig von einer globalen Gruppenzugehörigkeit manuell hinzufügen (z. B. wenn ein/e Nutzer/in aus einer anderen Klasse zwischenzeitlich Teil der Klasse wird).

Nachteil: Bei vielen Nutzer/innen wird dieser Prozess sehr aufwändig.

Schuljährliche Neueinschreibung in bestehende Kurse

In einen bestehenden Kurs (vgl. 3. Kurskonzepte Option 1) sind Klassen als globale Gruppe eingeschrieben (vgl. 4. Einschreibemöglichkeiten, Option A). Mit dem Schuljahreswechsel im IdAM wird die temporäre Gruppe im IdAM und damit auch die globale Gruppe in Moodle BW gelöscht. Damit gehen im Kurs alle Einschreibungen und die damit verbundenen Nutzer/inneninformationen verloren. Der Kurs hat dann keine Teilnehmer/innen mehr, die als globale Gruppe eingeschrieben waren. Lediglich die manuell eingeschriebenen Nutzer/innen (z. B. Lehrkräfte als Trainer/innen) bleiben im Kurs erhalten. Diese können dann zu Beginn des neuen Schuljahrs die neue Klasse des Kurses (z. B. die frühere 6. Klasse, die nun 7. Klasse ist) in den Kurs als globale Gruppe einschreiben (vgl. 4. Einschreibemöglichkeiten, Option A).

Vorteil: Diese Art der Kursorganisation erzeugt einen minimalen Aufwand bei der Schuljahresvorbereitung von Seiten der Schuladmins. Die Kurse werden einfach jedes Jahr wiederverwendet und Lehrkräfte können die neuen Lerngruppen selbstständig eintragen.

Nachteil: Die im Laufe des Schuljahres erzeugten Lernergebnisse in Moodle BW gehen zum Ende des Schuljahres verloren. Sowohl Lehrende als auch Schüler/innen müssen diese am Ende des Schuljahres selbstständig sichern. Außerdem können Lernende im neuen Schuljahr nicht mehr auf die Kurse des letzten Schuljahres zurückgreifen (z. B. in der Sek. II zur Prüfungsvorbereitung). Dazu bietet sich die nächste Option an.

Einschreibung in bestehende Kurse über Schuljahre hinaus

Alternativ kann man die Einschreibung mit Hilfe von globalen Gruppen so organisieren, dass die globale Gruppe bei Schuljahreswechsel nicht verloren geht. Dazu muss zuvor im IdAM eine manuelle permanente Gruppe erzeugt (vgl. 1. Gruppenkonzept im IdAM) werden, die dann über die Synchronisation in Moodle BW angelegt wird. Diese manuelle permanente Gruppe bleibt im IdAM solange erhalten, bis sie wieder gelöscht wird. Wenn man diese Gruppe nun per Gruppeneinschreibung einschreibt (vgl. 3. Kurskonzepte, Option 1), bleibt sie auch über das Schuljahr hinaus erhalten. Werden dann im IdAM einzelne Schüler/innen aus der Gruppe entfernt oder hinzugefügt, geschieht dies auch im Kurs. Ein Beispiel für diese Anwendung wäre eine Chor-AG, in der alle Chormitglieder eingetragen sind, neue automatisch hinzugefügt und ehemalige automatisch entfernt werden.

Vorteil: Gruppen bleiben über das Schuljahr hinweg erhalten und können im IdAM manuell administriert werden. Die Änderungen werden automatisch an MoodleBW übertragen.

Nachteil: Die manuelle Administration der Gruppen durch den OrgAdmin im IdAM verlangt hohen Arbeitsaufwand.

Erhalten der Einschreibung des alten Schuljahrs und Kopie des Kurses für das neue Schuljahr

In einigen Schulkontexten kann es sinnvoll sein, dass Teilnehmer/innen auf alle jemals besuchten Kurse Zugriff haben. Besonders im Kontext von Berufsschulen ist das sinnvoll, da alle Kursinhalte eventuell für Prüfungen relevant sein können. Dafür bietet sich dieses Kurskonzept an. Kurse bleiben nach dem Schuljahr inklusive der Einschreibungen erhalten und neue Klassen erhalten neue Kurse, die als Kopie einer Kursvorlage (vgl. Kurskonzepte, Option 3) oder als Kopie des im letzten Schuljahr abgeschlossenen Kurses (ebd. Option 4) angelegt werden. Die Einschreibung in die Kurse erfolgt
dabei über globale Gruppen (vgl. 1. Gruppenkonzept im IdAM), die manuell eingeschrieben werden (vgl. 4. Einschreibemöglichkeiten, Option B). Damit ist gewährleistet, das Lernende auf jeden abgeschlossenen Kurs Zugriff haben.

Im Rahmen dieser Einschreibestrategie ist es sinnvoll, die Kurseinstellungen für Kursbeginn und Kursende zu nutzen, da Lernende dann in der Kursübersicht danach filtern können. Diese Einstellung finden Sie in jedem Kurs unter Kurseinstellungen.

Vorteil: Die manuelle Einschreibung über globale Gruppen hat den Vorteil, dass die Gruppenzugehörigkeit nach der Einschreibung keine Rolle mehr spielt. Ob die Gruppe gelöscht wird, ist für die Einschreibung irrelevant.

Nachteil: Kommen weitere Teilnehmer/innen dazu, müssen sie in allen vergangenen und aktuellen Kursen manuell nachgepflegt werden (vgl. 4. Einschreibemöglichkeiten, Option C). Steigt ein/e Berufsschüler/in nach einer längeren Pause, z. B. wegen Mutterschutz und/oder Elternzeit, wieder in die Ausbildung ein, sollte sie in alle bereits abgeschlossenen Kurse der neuen Klasse eingetragen werden, damit sie prüfungsrelevante Informationen erhält.

Neue Kurse und neue Einschreibungen

Eine letzte Möglichkeit bietet ein jährliches Zurücksetzen des gesamten Lernarrangements. Klassen und Lehrkräfte beginnen in leeren Kursen, die bis zum Ende des Schuljahres genutzt und dann gelöscht werden (vgl. 4. Einschreibemöglichkeiten, Option 2).

Vorteil: Einfach zu organisierende Struktur für MoodleAdmins.

Nachteil: Wiederverwendung von Kursen findet nicht statt. Schüler/innen und Lehrende haben nach dem Schuljahr keine Möglichkeit, auf alte Kurse zurückzugreifen

Manuelle Einschreibung durch MoodleAdmins

Lehrende können aktuell über die manuelle Einschreibung als einzelne Nutzereinschreibung in die entsprechenden Kurse eingeschrieben werden (vgl. 4. Einschreibemöglichkeiten, Option C).

Einschreibung der Lehrkräfte mit Hilfe von globalen Gruppen

Eine Möglichkeit, den Einschreibeprozess etwas zu beschleunigen ist, die Bildung von manuellen globalen Gruppen im IdAM nach unterrichteten Fächern (z. B. alle Deutschlehrkräfte). Bei der Einschreibung in die Kurse der Klassen werden dann nicht die Lehrenden der zu unterrichtenden Fächer in einer Klasse manuell eingeschrieben (z. B. Frau Schmidt in den Deutschkurs Klasse 11), sondern alle Kolleg/innen der globalen Gruppe Deutschlehrkräfte.

Für diese Einschreibung müsste Einschreibeoption A oder B gewählt werden.

Vorteil: Die Einschreibung in die Kurse ist unabhängig von der konkreten Lehrkraft, die dort unterrichtet. Das erleichtert die anfängliche Kurseinschreibung etwas und ist dann auch für Vertretungsstunden sinnvoll, da dann die Vertretungskraft (wenn sie im Fach ebenfalls unterrichtet) sofort Zugriff auf den Kurs hat.

Nachteil: Die Lehrkräfte sehen in Ihrer Kursübersicht alle Kurse ihrer Fachbereiche aller Klassen und nicht nur die, in denen sie unterrichten. Dies kann man aber lösen, indem Lehrende die Kurse, in denen sie als Fachlehrer unterrichten, als Kursfavoriten markieren (In der Kursübersicht beim entsprechenden Kurs die drei Punkte wählen und dann Kurs als Favorit markieren) und dann in der Anzeige ihrer Kursübersicht nur die favorisierten Kurse (In der Kursübersicht auf Alle → Favoriten) anzeigen lassen. Ein weiterer Nachteil ist, dass alle eingeschriebenen Lehrer/innen Zugriff auf alle Aktivitäten und Materialien aller Kurse haben in denen sie eingeschrieben sind und diese Kurse beliebig verändern können. Das kann im Kollegium für Unmut sorgen und benötigt eine gute Vertrauensbasis. Außerdem ist zu berücksichtigen, dass alle eingeschriebenen Trainer/innen bei allen Kursaktivitäten Benachrichtigungen bekommen können. Das kann zu einer Überflutung des hinterlegten E-Mail-Postfachs führen.